Si, ya lo se, no es un tema fiscal, no es un tema laboral ni contable. Pero la productividad personal es algo que toda persona sea empresario o no tiene que buscar.
Ya sabes que como empresario, como autónomo o como quieras denominarte, andas siempre a mil cosas, ya que no solo es realizar el trabajo propio de tu actividad, sino también aquellas otras tareas propias de la administración del negocio, como atender los emails, atender llamadas telefónicas, atender clientes, efectuar pedidos, el control de cobros y pagos, campañas de marketing….etc, etc.
¿Se te acaba el día y muchas veces tienes la sensación de no haber llevado a cabo aquello que tenias previsto?
¿Te quedas con la sensación de que a pesar de haber efectuado más horas que un reloj te sientes insatisfecho porque todavía tienes muchas cosas que hacer y no sabes si lo acabaras a tiempo? ¿te sientes mal por ello?
¿tienes la sensación de estar unicamente apagando los fuegos que surgen en el día a día del trabajo?
Todo eso tiene que ver en como te organizas tu trabajo y tu vida, porque por más que quieras al final tu vida no solo son tus ratos de ocio, sino también tus horas de trabajo, y separar una cosa y otra es muy complicado.
Hoy quiero darte unas recetas que yo utilizo y que hacen que mi tiempo me cunda lo que necesito, y que me sienta satisfecho con el trabajo efectuado en el día a día, y tenga un mayor control sobre mi tiempo.
¿como puedes gestionar el tiempo y por tanto tu productividad?
El tiempo es el mismo para todos, el kit de la cuestión es como gestionas ese tiempo.
Lo primero que debes saber es que ser multitarea no supone ser más productivo, sino todo lo contrario. Tenemos que aprender a centrarnos en la tarea que estamos haciendo y finalizarla.
Si llevamos varías cosas al mismo tiempo al final haremos dos cosas mediocres, y en mayor tiempo que si nos centramos en una tarea y después efectuamos la otra. Es una cuestión de concentración.
Si estas con una cosa, te llaman, para pedirte algo, comienzas hacer esto que te han pedido, y después tienes que volver a la tarea anterior, cuando vuelvas perderás un tiempo en centrarte en aquello que habías dejado a medias. ¡Imaginate las de cosas que surgen a lo largo del día!
Lo segundo que tienes que tener en cuenta es que por más que te quieran vender que algo es urgente, que algo es para ya, lo cierto es que todo puede esperar, y no es tan urgente como un cliente o una persona quiera hacerte ver.
Claro que hay cosas urgentes, no pretendo decirte lo contrario, pero es algo que tienes que valorar tu, no la persona que te lo indica.
Una vez dicho esto que son como unos axiomas básicos, y que es algo que tienes que ir interiorizando, voy a enumerarte un listado de cosas que harán que aumente tu productividad, se que son muchas y hacerlas todas a la vez puede resultar abrumador o , ya que las personas somos gente de costumbre, por eso te recomiendo que empieces implantándolas poco a poco de forma que vayas cogiendo el hábito.
- Anotar todas la tareas que tengas que hacer ya sea en una libreta, o utilizando programas que hay para ordenador y que incluso puede estar sincronizado con tu teléfono móvil, para mi esta opción es la mejor, pero es cuestión de gustos. Con esto consigues no olvidar nada y despejar tu mente para centrarte en lo que estas haciendo en ese momento. Creeme es una de las mejores cosas que puedes hacer, es liberador.
- Cuando anotes la tarea no lo pongas de forma genérica, se especifico en la tarea que tienes que hacer, y si no puedes hacerlo, o bien la tarea requiere de una serie de pasos, enumera estas subtareas que tienes que efectuar.
- Toma la costumbre de al final de la semana, planificar la semana siguiente. Si tienes tareas que suponen un periodo de desarrollo mayor en el tiempo, planifica las subtareas de esta tarea principal a lo largo de todo ese tiempo. Con esto consigues concretar que subtareas tienes que llevar a cabo cada día para finalizar en el plazo fijado. Así acabando en los días que tienes previstos las tareas encomendadas, no tendrás necesidad de hechar más horas porque no sabes si vas a llegar. Ahora tienes un plan y sabes que cumpliéndolo llegaras a tu objetivo.
- Cuando planifiques para cada día de la semana las tareas que tienes que llevar a cabo, se realista en el tiempo que tienes que dedicar a cada una de ellas.
- No tienes que llenar todas las horas de la jornada de trabajo con tareas planificadas, ten en cuenta que siempre surgen imprevistos a lo largo del día que tienes que solucionar (llamadas telefónicas, personas que atender…etc.), es raro que 2 o 3 horas del días no los dediques a estos imprevistos, tenlo en cuenta.
- Es preferible fijarse efectuar una tarea importante al día y solo una, que poner varias en el mismo día, ya que afrontar varias puede hacerte el día muy cuesta arriba, y al final te llevara a postergar las tareas. Además esta tarea importante diaria debería ser la primera tarea a efectuar en el día, ya que al principio de la jornada siempre estarás con más energía que al final.
- Ten en cuenta que si al final esos imprevistos no se producen, o acabas las tareas del día antes de tiempo, siempre puedes coger de tu lista de tareas otra cosa que hacer. Con lo cual nunca pierdes tiempo.
- Compromete te con las tareas que has planificado para el día, es decir hazlas, si o si.
- Es interesante pensar por las mañanas antes de ir a trabajar que tareas tienes que llevar a cabo ese día, solo para concienciarte de ello, para que cuando llegues al trabajo ya vayas enfocado en lo que tienes que hacer.
- No tengas abierto el correo electrónico todo el día, solo abrelo en momentos concretos del día. Salvo que tu trabajo sea solo atender los correos electrónicos claro, no hay nada tan urgente que haga que tengas que estar todo el día pendiente del email.
- No tengas activos ningún servicio de notificación de correos recibidos, que te puedan distraer del trabajo que estas llevando en ese momento. Eso es como tener el teléfono encendido cuando estas conduciendo al final acabas cogiendo el teléfono, cuando no deberías.
- Desactiva cualquier sistema de notificación que tengas en tu móvil que haga que te avise de forma sonora, vibración o en forma de pantallazo, de cualquier email, whatsapp, facebook o red social. Todo esto son distracciones y perdidas de tiempo. Si lo tienes que utilizar por cuestiones de trabajo sigue la misma regla que con el email, es decir en determinadas horas del día. en este caso eres tu quien decide cuando y no el teléfono.
- Empieza el día siempre con la tarea más importante fijada para hoy.
- Nunca empieces la jornada laboral viendo el correo electrónico, una vez haya transcurrido una hora es buen momento para ver los emails que nos han llegado.
- Yo normalmente hago una primera visual sin abrir los emails, para detectar cuales son publicidad o cosas que no son necesarias y las borro.
- de hecho cuando tengo cosas que no suelo ver de sitios que estoy suscrito simplemente cancelo la suscripción. Todos estos correos suelen tener al final del email una indicación de como cancelar la suscripción.
- después veo aquellos correos que puedo contestar sobre la marcha y lo hago, en general hay una regla que si una cosa que te piden puedes hacerla en menos de 3 minutos, no lo dejes y hazlo sobre la marcha.
- y por último aquellos correos que implican llevar a cabo una tarea los anoto a mi lista de tareas para planificar su ejecución en otro momento, y que no se me olvide.
- si hay emails que implique tareas urgentes, lo añado a mi lista de tareas diaria. Aquí hay que ser un poco flexibles, en el sentido de que si añado una tarea, es probable que tenga que posponer otra de las tareas que tenia prevista llevar a cabo para otro momento. Que no te suponga ningún problema hacerlo.
- Es obvio decirlo, pero no dediques tiempo en horas de trabajo a entrar en las redes sociales, o navegar por internet, porque al final acabas perdiendo, sin darte cuenta, una cantidad ingente de tu tiempo. Y si por lo que sea tienes que hacerlo, fíjate un tiempo máximo.
- Concentra las llamadas telefónicas que tienes que efectuar en unas horas concretas del día y todas juntas.
- No tienes porque contestar a todas las llamadas que recibas sobre la marcha, si estas enfocado en una tarea es preferible no hacerlo y devolver la llamada una vez finalizada la tarea, o a el momento que has planificado concentrar todas tus llamadas.
- Conoce todas las herramientas con las que trabajas profundamente, para saber que se pueden hacer con ellas, y como sacarlas el máximo partido para hacer tu trabajo lo más eficiente posible.
En cualquier caso somos personas, y hay días que no estarás con energía para afrontar lo que habías planificado, en estos casos lo mejor es empezar con tareas sencillas que no requieran un gran esfuerzo, normalmente al empezar a rodar nos cuesta menos trabajo seguir con otra tarea e incluso ir afrontando tareas más complejas.
Pero si aún así no estas en condiciones de afrontar tareas pesadas, modifica la agenda del día si te es posible, sin remordimientos. Lo mejor es hacer tareas ligeritas, que no nos supongan un gran esfuerzo, pero siempre hacer algo, con el fin de quitar tareas pendientes de en medio, y así no acabar el día recriminándote que has echado el día a perder.
Con esto conseguimos que cuando estés en tus tiempos de ocio, que son del todo necesarios, al igual que los de descanso, no estés con la mente pensando en lo que tienes que hacer mañana, o en que no se te pase hacer tal cosa, simplemente disfrutarás del momento.
Estoy seguro que hay más cosas que podemos hacer para ser más productivos, si se te ocurre alguna más por favor deja tu comentario, seguro que todos nos beneficiamos de ello.
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